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Configuration de la gestion des appels de l’entreprise dans un système RVI à un seul niveau

Dernière modification le 3 mai 2022
Si vous êtes un administrateur de compte qui détient les autorisations pour l’Auto-réception, vous pouvez gérer la façon dont les appels acheminés au numéro de téléphone de votre entreprise sont gérés avec un système RVI à un seul niveau. Vous pouvez configurer cela en réglant les paramètres RVI de votre entreprise dans le portail d’administration ou l’application RingCentral.
 
Pour configurer la gestion des appels à l’aide d’un système RVI à plusieurs niveaux, consultez la section Configuration d’un système RVI à plusieurs niveaux.

Capacités de gestion des appels pour un système RVI à un seul niveau

Avec un système RVI à un seul niveau, vous pouvez envoyer les appels acheminés au numéro de téléphone de votre entreprise à :
  • Un message d’accueil d’entreprise qui permet aux appelants de composer un numéro de poste ou de joindre un téléphoniste de l’entreprise;
  • Une annonce qui mettra fin à l’appel une fois qu’elle sera terminée;
  • Un ou plusieurs utilisateurs de votre entreprise, sans passer par les messages d’accueil;
  • Une boîte de messagerie vocale.
Vous pouvez également définir des règles avancées qui peuvent gérer les appels différemment selon
  • Certains moments de la journée (par exemple, pendant la pause-dîner)
  • Certains jours de l’année (par exemple, les congés fériés)
  • Certaines identifications de l’appelant (par exemple, certaines personnes, comme les fournisseurs, les clients ou les investisseurs)
Où souhaitez-vous configurer la gestion des appels de votre entreprise? Si vous êtes dans une entreprise, vous ne pouvez accéder aux paramètres de gestion des appels de votre entreprise que par le biais du portail d’administration.
Bureau et Web
Mobile
Portail d’administration
  1. Ouvrez l’application RingCentral sur votre bureau ou dans votre navigateur Web. Connectez-vous en tant qu’administrateur.
  2. Cliquez sur Paramètres de l’entreprise > Téléphone dans le menu à gauche. 
  3. À côté de Gestion des appels de l’entreprise, cliquez sur Modifier
Modifier la gestion des appels de l’entreprise
  1. Par défaut, les règles de gestion des appels s’appliqueront en tout temps. Si vous souhaitez créer des règles différentes pendant les heures d’ouverture et les heures de fermeture, mettez à jour les heures d’ouverture de l’entreprise
  2. Dans la section Envoyer les appels, sélectionnez où envoyer les appels entrants :
    • Au message d’accueil de l’entreprise : envoyez les appels au message d’accueil préenregistré de l’entreprise qui peut offrir aux appelants la possibilité de composer un poste particulier ou de parler à un téléphoniste. 
    • À un membre d’équipe ou à un poste : envoyez les appels à un utilisateur dans votre entreprise. 
    • À plusieurs membres d’équipe ou postes : envoyez les appels à plusieurs utilisateurs dans votre entreprise. Vous pouvez choisir d’envoyer les appels aux utilisateurs simultanément, dans un ordre défini ou en fonction de l’utilisateur qui a été inactif le plus longtemps. 
    • À la messagerie vocale : envoyez les appels directement à une boîte vocale précise.
    • À l’annonce : envoyez les appels à une annonce préenregistrée qui mettra fin à l’appel après l’annonce. 
Modifier le message d’accueil de l’entreprise
  1. Réglez les paramètres restants dans la section Acheminement des appels. Ces paramètres varieront en fonction de l’option que vous choisissez dans la section Envoyer les appels
  2. Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : Si vous avez défini un horaire Heures d’ouverture, assurez-vous de définir également vos règles de gestion des appels pendant les Heures de fermeture.
  1. Ouvrez l’application mobile RingCentral. Connectez-vous en tant qu’administrateur.
  2. Appuyez sur Plus > Administrateur dans le menu du bas.
Appuyez sur Plus > Administrateur
  1. Appuyez sur Système téléphonique
Appuyez sur Système téléphonique.
  1. Accédez à Auto-réception > Message d’accueil et appels de l’entreprise.
Accédez à Message d’accueil et appels de l’entreprise
  1. Par défaut, les règles de gestion des appels s’appliqueront en tout temps. Si vous souhaitez créer des règles différentes pendant les heures d’ouverture et les heures de fermeture, mettez à jour les heures d’ouverture de l’entreprise
  2. Choisissez comment gérer les appels entrants :
    • Faire entendre un message d’accueil de l’entreprise : tous les appelants entendent un message d’accueil par défaut ou personnalisé. Une fois le message d’accueil terminé, les appelants peuvent composer le numéro de poste de la personne qu’ils essaient de joindre. En savoir plus
    • Ignorer le message d’accueil pour accéder au poste : les appels sont automatiquement acheminés à un poste. Appuyez sur Poste pour choisir votre poste. 
Choisissez comment gérer les appels entrants.
  1. Appuyez sur Enregistrer dans le coin supérieur droit. 
Remarque : Si vous avez mis en place un horaire Heures de travail, assurez-vous de définir également vos règles de gestion des appels Après les heures de travail.
  1. Accédez au Portail d’administration et connectez-vous en tant qu’administrateur. 
  2. Cliquez sur Système téléphonique dans le menu supérieur.
  3. Sélectionnez Auto-réception > Paramètres généraux dans le panneau de gauche. 
  4. Développez les Paramètres de RVI
Modifier les paramètres de RVI
  1. Par défaut, les règles de gestion des appels s’appliqueront en tout temps. Si vous souhaitez créer des règles différentes pendant les heures d’ouverture et les heures de fermeture, mettez à jour les heures d’ouverture de l’entreprise
  2. Choisissez la manière dont vous souhaitez gérer les appels entrants.
    • Message d’accueil de l’entreprise : tous les appelants entendent un message d’accueil par défaut ou personnalisé. Une fois le message d’accueil terminé, les appelants peuvent composer le numéro de poste de la personne qu’ils essaient de joindre ou appuyer sur le 0 pour joindre au téléphoniste de votre entreprise. En savoir plus
    • Poste d’utilisateur : les appels sont acheminés à un poste d’utilisateur. 
    • Groupe de file d’attente d’appels : les appels sont envoyés à une file d’attente d’appels. Les paramètres de groupe de file d’attente d’appels détermineront comment les appels sont acheminés à un agent. 
    • Ligne partagée : les appels sont envoyés à une ligne partagée. Les paramètres de groupe de lignes partagées détermineront qui prendra l’appel entrant. 
    • Messagerie vocale : les appels sont envoyés à la messagerie vocale.
    • Annonce : les appels sont envoyés à un message vocal enregistré. Après le message, l’appel prend fin.  
Choisir la manière dont vous voulez gérer les appels entrants
  1. Réglez les paramètres qui se trouvent à droite des options pour les appels entrants. Ces paramètres varient en fonction de l’option que vous avez choisie à l’étape 6.
  2. Si vous choisissez d’acheminer les appels à un poste d’utilisateur ou à un groupe d’utilisateurs, faites défiler l’écran jusqu’à Composition du zéro et choisissez ce qui doit se passer lorsqu’un appelant appuie sur le « 0 » :
    • Acheminer l’appel au message d’accueil de l’entreprise : (par défaut) l’appel est acheminé au message d’accueil de votre entreprise.
    • Ne rien faire : l’appelant poursuit l’appel sans changement. 
    • Acheminer l’appel à un poste : l’appel est acheminé au téléphoniste de votre entreprise ou à un poste précis. 
  3. Cliquez sur Enregistrer
Cliquer sur Enregistrer
Remarque : Si vous avez défini un horaire Heures d’ouverture, assurez-vous de définir également vos règles de gestion des appels pendant les Heures de fermeture.
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