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Solicitar la exportación de datos de mensajes en la aplicación web y de escritorio
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La exportación de datos de mensajes es una función creada específicamente para empresas y sectores regulados, como los servicios financieros, con requisitos de cumplimiento para el uso de comunicaciones electrónicas en el lugar de trabajo. Esta función también puede facilitar la conservación de las comunicaciones empresariales para descubrimientos legales o revisiones internas.
La función de exportación de datos de mensajes de la aplicación RingCentral recupera todas las funciones de exportación de cumplimiento como chats, eventos, archivos, invitados, miembros y publicaciones, pero también le permite solicitar historiales de mensajes de solo una selección de equipos o usuarios. Los administradores pueden exportar el historial de toda la cuenta o el historial de un equipo o usuario.
Habilitar la exportación de datos de mensajes
1. Vaya a Configuración en la barra de navegación izquierda.
2. Haga clic en la pestaña Administración en el panel izquierdo.
3. En Exportación de datos de mensajes, asegúrese de que la opción Habilitar exportación de datos de mensajes esté activada.
Gestionar el acceso a las exportaciones
Los actuales administradores de exportación de la cuenta también pueden gestionar la lista de administradores de exportación que pueden solicitar una exportación. Mediante esta herramienta, los administradores de la aplicación RingCentral existentes pueden convertirse en administradores de exportación. Para ello, siga estos pasos:
1. Vaya a Configuración en la barra de navegación izquierda.
2. Haga clic en la pestaña Administración en el panel izquierdo.
3. En Exportación de datos de mensajes, haga clic en Gestionar en el extremo derecho de Acceso a exportaciones.
4. En la ventana Acceso a exportaciones, seleccione los usuarios que pueden solicitar y descargar exportaciones.
5. Haga clic en Guardar.
Solicitar la exportación
Para descargar datos de toda la cuenta o de equipos y usuarios específicos de un intervalo de fechas específico, siga estos pasos:
1. Vaya a Configuración en la barra de navegación izquierda.
2. Haga clic en la pestaña Administración en el panel izquierdo.
3. En Exportación de datos de mensajes, haga clic en Solicitar en el extremo derecho de Solicitar exportación.
4. En la ventana modal Solicitar exportación, seleccione el tipo de datos que desea exportar: Todas las conversaciones, Usuarios seleccionadoso Equipos seleccionados.
• Si ha elegido Usuarios seleccionados, comience a escribir los nombres de los usuarios y seleccione uno de los nombres sugeridos.
• Si ha elegido Equipos seleccionados, comience a escribir los nombres de los equipos y seleccione uno de los equipos sugeridos. Puede añadir hasta 10 usuarios o equipos.
5. Seleccione el período de tiempo de los datos que desea exportar: Últimos 7 días, Últimos 30 días, Últimos 90 díaso Intervalo personalizado.
6. Si ha elegido Intervalo personalizado en el paso anterior, seleccione Fecha de inicio y Fecha de finalización. En la cuenta puede solicitar, como máximo, 999 días de datos.
7. Haga clic en Solicitar.
Tipos de datos de exportación
- Todas las conversaciones: exporta todos los datos, incluidos los mensajes, los eventos, las tareas y las notas de la cuenta durante un intervalo de tiempo específico.
- Usuarios seleccionados: exporta los datos, incluidos los mensajes, los eventos, las tareas y las notas de hasta 10 usuarios durante un intervalo de tiempo específico.
- Equipos seleccionados: exporta los datos, incluidos los mensajes, los eventos, las tareas y las notas de hasta 10 equipos durante un intervalo de tiempo específico.
Descargar exportación
Cuando se complete la exportación, podrá descargarse el resultado de dicha exportación.
1. Vaya a Configuración en la barra de navegación izquierda.
2. Haga clic en Administración en el panel izquierdo.
3. En Historial de exportaciones de Exportación de datos de mensajes, haga clic en las flechas hacia abajo que hay debajo de Descargar para descargar los datos solicitados.
Cada exportación se entrega como un archivo .zip comprimido. Cuando abra este archivo, verá que la carpeta de nivel superior contiene siete subcarpetas.
- Chats: lista de equipos, grupos y mensajes directos.
- Eventos: exportación de todos los eventos de equipos, grupos y mensajes directos.
- Invitados: lista de usuarios invitados en la cuenta.
- Miembros: lista de empleados en la cuenta.
- Notas: exportación de todas las notas de equipos, grupos y mensajes directos.
- Publicaciones: exportación de todos los historiales de mensajes de equipos, grupos y mensajes directos.
- Tareas: exportación de todas las tareas de equipos, grupos y mensajes directos.
Nota: Si tiene dificultades para ver el archivo .json, puede visitar estos sitios para convertirlo en un archivo .csv. Puede utilizar los recursos siguientes:
Configuración de la exportación de datos de mensajes
En Exportación de datos de mensajes de la página Administración, encontrará las siguientes configuraciones:
- Habilitar exportación de datos de mensajes: permite la exportación de todos los datos de la empresa desde la aplicación RingCentral
- Acceso a exportaciones: permite gestionar quién puede solicitar y descargar exportaciones de datos.
- Solicitar exportación: permite la descarga de datos de toda la cuenta o de equipos y usuarios específicos de un intervalo de fechas específico.
- Historial de exportaciones: muestra el historial de exportaciones de la cuenta de RingCentral. Esta sección contiene la siguiente información:
- Fecha de exportación: fecha en la que se solicitó la exportación de datos de mensajes.
- Intervalo de fechas: período de tiempo de los datos exportados.
- Solicitado por: nombre del administrador que ha solicitado la exportación.
- Estado: muestra si la solicitud se ha completado.
- Descargar: permite descargar el archivo de exportación de datos solicitado.
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