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Demande d’exportation de données relatives aux messages dans l’application RingCentral
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L’exportation des données relatives aux messages est une fonctionnalité spécialement conçue pour les entreprises et les secteurs réglementés, tels que les services financiers, avec des exigences de conformité pour l’utilisation de la communication électronique sur le lieu de travail. Cette fonctionnalité permet également de préserver les communications d’entreprise à des fins de recherche juridique ou d’examen interne.
La fonctionnalité d’exportation des données relatives aux messages dans l’application RingCentral intègre toutes les fonctionnalités d’exportation de conformité, notamment les messageries instantanées, les événements, les fichiers, les invités, les membres et les publications, mais vous permet de demander l’historique des messages d’une sélection d’équipes ou d’utilisateurs uniquement. Les administrateurs peuvent exporter l’historique du compte dans son intégralité ou l’historique d’une équipe ou d’un utilisateur.
Activation de l’exportation des données relatives aux messages
1. Accédez aux Paramètres via la barre de navigation de gauche.
2. Cliquez sur l’onglet Administration dans le volet gauche.
3. Sous Exportation des données relatives aux messages, assurez-vous d’activer l’option Activer l’exportation des données relatives aux messages.
Gestion des accès aux exportations
Les administrateurs d’exportation actuels du compte peuvent également gérer la liste des administrateurs d’exportation qui peuvent demander une exportation. Les administrateurs de l’application RingCentral existants peuvent devenir des administrateurs d’exportation grâce à cet outil. Pour ce faire, procédez comme suit :
1. Accédez aux Paramètres via la barre de navigation de gauche.
2. Cliquez sur l’onglet Administration dans le volet gauche.
3. Sous Exportation des données relatives aux messages, cliquez sur Gérer à l’extrême droite d’Accès aux exportations.
4. Dans la fenêtre Accès aux exportations, sélectionnez les utilisateurs qui peuvent demander et télécharger des exportations.
5. Cliquez sur Enregistrer.
Demande d’exportation
Pour télécharger les données de l’ensemble du compte ou d’équipes et d’utilisateurs spécifiques pour une période définie, procédez comme suit :
1. Accédez aux Paramètres via la barre de navigation de gauche.
2. Cliquez sur l’onglet Administration dans le volet gauche.
3. Sous Exportation des données relatives aux messages, cliquez sur Demande à l’extrême droite de Demande d’exportation.
4. Dans la fenêtre modale Demande d’exportation, sélectionnez le type de données que vous souhaitez exporter : Toutes les conversations, Utilisateurs sélectionnés ou Équipes sélectionnées.
• Si vous avez choisi Utilisateurs sélectionnés, commencez à saisir le ou les noms du ou des utilisateurs et sélectionnez un des noms suggérés.
• Si vous avez choisi Équipes sélectionnées, commencez à saisir le ou les noms de l’équipe ou des équipes et sélectionnez une des équipes suggérées. Vous pouvez ajouter jusqu’à 10 utilisateurs ou équipes.
5. Sélectionnez une période pour les données que vous souhaitez exporter : Les 7 derniers jours, Les 30 derniers jours, Les 90 derniers jours ou Plage personnalisée.
6. Si vous avez choisi Plage personnalisée à l’étape précédente, sélectionnez Date de début et Date de fin. Vous pouvez demander un maximum de 999 jours de données pour le compte.
7. Cliquez sur Demande
Types de données d’exportation
- Toutes les conversations : exportez toutes les données, dont les messages, les événements, les tâches et les notes du compte sur une période donnée.
- Utilisateurs sélectionnés : exportez les données, dont les messages, les événements, les tâches et les notes de 10 utilisateurs maximum sur une période donnée.
- Équipes sélectionnées : exportez les données, dont les messages, les événements, les tâches et les notes de 10 équipes maximum sur une période donnée.
Téléchargement de l’exportation
Une fois l’exportation terminée, vous pouvez en télécharger le résultat.
1. Accédez aux Paramètres via la barre de navigation de gauche.
2. Cliquez sur l’onglet Administration dans le volet gauche.
3. Sous Exporter l’historique sur Exportation des données relatives aux messages, cliquez sur les flèches vers le bas sous Télécharger pour télécharger les données que vous avez demandées.
Chaque exportation est livrée sous la forme d’un fichier .zip compressé. Lorsque vous ouvrez ce fichier, vous verrez que le dossier de niveau supérieur contient sept sous-dossiers.
- Messageries instantanées : liste des équipes, des groupes et des messages directs
- Événements : exportation de tous les événements des équipes, des groupes et des messages directs
- Invités : liste des utilisateurs invités dans le compte
- Membres : liste des employés dans le compte
- Notes : exportation de toutes les notes des équipes, des groupes et des messages directs
- Publications : exportation de l’historique de tous les messages des équipes, des groupes et des messages directs
- Tâches : exportation de toutes les tâches des équipes, des groupes et des messages directs
REMARQUE : si vous avez des difficultés à afficher le fichier .json, vous pouvez aller sur ces sites pour le convertir en fichier .csv. Vous pouvez utiliser les ressources ci-dessous :
Paramètres d’exportation des données relatives aux messages
Sous Exportation des données relatives aux messages dans la page Administration, vous trouverez les paramètres suivants :
- Activer l’exportation des données relatives aux messages : autorise l’exportation de toutes les données de l’entreprise depuis l’application RingCentral
- Accès aux exportations : détermine les personnes qui peuvent demander et télécharger des exportations de données
- Demande d’exportation : télécharge les données de l’ensemble du compte ou d’équipes et d’utilisateurs spécifiques pour une période définie
- Historique d’exportation : affiche l’historique des exportations du compte RingCentral. Cette section contient les informations suivantes :
- Date d’exportation : date à laquelle l’exportation des données relatives aux messages a été demandée
- Période : période de l’exportation des données
- Demande de : nom de l’administrateur qui a demandé l’exportation
- Statut : indique si la demande a été traitée
- Télécharger : télécharge le fichier d’exportation de données demandé
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