Ordinateur de bureau et Web

Créer une tâche dans l’application RingCentral pour ordinateur de bureau et Web 
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Les tâches vous permettent de suivre de près tous vos projets et de voir les tâches qui doivent être effectuées dans toutes vos équipes. Vous pouvez créer des tâches pour vous-même ou pour d’autres personnes, et les ajouter à n’importe quelle conversation (message direct, de groupe ou d’équipe) ou via le menu Tâches et plus.
 
Une fois que vous avez créé des tâches, vous pouvez gérer toutes les tâches d’une conversation via le volet de détails de la conversation dans l’onglet Tâches d’une conversation ou via l’onglet Tâches du menu Tâches et plus. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Gérer des tâches dans l’application RingCentral pour ordinateur de bureau et Web.

Créer des tâches

Comme indiqué précédemment, vous pouvez créer des tâches pour vous-même ou pour d’autres personnes dans les équipes dont vous êtes membre. Si vous souhaitez créer une tâche, plusieurs méthodes s’offrent à vous. Parmi ces méthodes, on trouve notamment les suivantes :
  • Dans le menu Tâches et plus, créez une tâche en plaçant votre souris sur l’onglet Tâches du volet de gauche et en cliquant sur le bouton Plus Nouvelle tâche.
  • Dans le menu Tâches et plus, créez une tâche en cliquant sur l’icône de case à cocher Nouvelle tâche dans l’angle supérieur droit de l’application.
  • Dans une conversation, créez une tâche en cliquant sur l’icône de case à cocher Nouvelle tâche située au-dessus du champ de message.
Aux fins de cet article, nous n’aborderons que deux méthodes. Examinons ces méthodes plus en détail ci-dessous.

Créer des tâches dans Tâches et plus

Pour créer une tâche dans Tâches et plus, procédez comme suit :
1. Accédez à Tâches, Événements, Fichiers, Notes (Tâches et plus) via la barre de navigation de gauche.
2. Passez votre souris sur Tâches dans le volet de gauche, puis cliquez sur le bouton Plus Nouvelle tâche qui apparaît tout à droite.
3. Sélectionnez une équipe dans le champ Équipe.
4. Entrez un titre dans le champ Titre de la tâche.
5. Dans le champ Attribués à, tapez le nom du ou des utilisateurs auxquels vous souhaitez attribuer cette tâche.
6. Choisissez une date de début, une date limite et une heure limite.
7. Décidez si vous souhaitez que la tâche se répète via la liste déroulante Récurrence.
8. Décidez de la condition pour laquelle cette tâche peut être marquée comme terminée via la liste déroulante À terminer quand.
9. Choisissez une balise de couleur.
10. Joignez les fichiers nécessaires en cliquant sur l’icône en forme de trombone Joindre un fichier en bas à gauche de la fenêtre modale. Vous pouvez joindre des fichiers depuis votre Google Drive ou depuis votre ordinateur.
11. Entrez une description de la tâche dans le champ situé en bas de la fenêtre modale.
12. Cliquez sur Poster et fermer pour créer la tâche et fermer la fenêtre modale
OU
Cliquez sur Poster et nouveau pour terminer la création de cette tâche et ouvrir une nouvelle tâche.
Une fois que vous avez créé une tâche, un message contextuel rapide s’affiche en haut de l’application. Cliquez sur Aller à la conversation pour afficher la tâche dans le fil de discussion de l’équipe que vous avez sélectionnée. La publication comprendra une partie ou la totalité des informations suivantes : le nom, la durée et la description de la tâche, et les personnes auxquelles la tâche a été attribuée.

Créer des événements dans une conversation

Si vous souhaitez créer un événement dans une conversation, procédez comme suit :
1. Accédez à Message via la barre de navigation de gauche.
2. Sélectionnez une conversation dans la liste des conversations.
3. Sélectionnez l’icône de case à cocher Nouvelle tâche située au-dessus du champ de message en bas de l’application.
4. Entrez un titre dans le champ Titre de la tâche.
5. Dans le champ Attribués à, tapez le nom du ou des utilisateurs auxquels vous souhaitez attribuer cette tâche.
6. Choisissez une date de début, une date limite et une heure limite.
7. Décidez si vous souhaitez que la tâche se répète via la liste déroulante Récurrence.
8. Décidez de la condition pour laquelle cette tâche peut être marquée comme terminée via la liste déroulante À terminer quand.
9. Choisissez une balise de couleur.
10. Entrez une description de la tâche dans le champ situé en bas de la fenêtre modale.
11. Cliquez sur Poster et fermer pour créer la tâche et fermer la fenêtre modale
OU
Cliquez sur Poster et nouveau pour terminer la création de cette tâche et ouvrir une nouvelle tâche à configurer.
 
Une fois que vous avez créé une tâche, elle apparaît dans le fil de discussion et inclut une partie ou la totalité des informations suivantes : le nom, la durée et la description de la tâche, et les personnes auxquelles la tâche a été attribuée.

Configurer une tâche

Maintenant que nous avons vu comment créer une tâche, examinons chacun des paramètres que vous trouverez lors de la création d’une tâche.
  • Équipe : nom de la personne, du groupe ou de l’équipe dans laquelle la tâche sera publiée. Ce paramètre n’apparaît que lors de la configuration d’une tâche dans Tâches et plus encore
  • Titre de la tâche : Titre préféré de la tâche
  • Attribué : utilisateurs auxquels la tâche est assignée. Ces utilisateurs doivent déjà être membres de cette conversation.
  • Date de début : date à laquelle vous souhaitez que la tâche commence. Tapez une date dans le champ ou sélectionnez-en une à l’aide du sélecteur de date.
  • Date limite : date à laquelle vous souhaitez que cette tâche soit terminée. Tapez une date dans le champ ou sélectionnez-en une à l’aide du sélecteur de date.
  • Heure limite : heure à laquelle vous souhaitez que cette tâche soit terminée.
  • Récurrence : choisissez dans un menu déroulant la fréquence à laquelle vous souhaitez que cette tâche se répète (le cas échéant). Parmi les options disponibles, on trouve : Aucun, Tous les jours, Tous les jours de la semaine, Chaque semaine, Chaque mois ou Chaque année.
  • À terminer quand : décidez de la condition pour laquelle cette tâche peut être marquée comme terminée. Parmi les options disponibles, on trouve les suivantes :
    • Coché : lorsque la tâche est cochée par une seule personne, cela marquera la tâche comme terminée.
    • Cochée par toutes les personnes assignées : si cette tâche est affectée à plusieurs personnes, choisissez cette option pour vous assurer que la tâche ne sera pas marquée comme terminée tant que tous les destinataires n’auront pas coché cette tâche.
    • Terminé à 100 % : si vous souhaitez définir cette tâche de sorte qu’une personne puisse l’exécuter par incréments de 10 %, sélectionnez cette option afin que la tâche soit marquée comme terminée une fois qu’elle est terminée à 100 %.
  • Balise de couleur : sélectionnez la couleur que vous souhaitez définir pour cette tâche
  • Entrez la description de la tâche : fournissez une description de la tâche dans le champ situé en bas de la fenêtre modale. Utilisez l’icône en forme de trombone Joindre des fichiers pour joindre les fichiers pertinents, ou sélectionnez l’emoji représentant un visage souriant pour inclure un emoji.

Marquer une tâche terminée comme non terminée

Si vous avez réalisé que vous avez marqué la tâche comme terminée par accident et que vous souhaitez marquer la tâche comme non terminée, procédez comme suit : 
1. Trouvez la conversation qui contient la tâche terminée.
2. Touchez la tâche terminée pour l’ouvrir.
3. Touchez l’icône en forme de crayon en haut à droite.
4. Touchez Statut, puis
a. Sélectionnez Non terminé dans la fenêtre modale.
b. Si la tâche est configurée pour afficher un état d’achèvement de tâche par incréments de 10 %, faites glisser le curseur jusqu’au pourcentage d’achèvement qui convient, puis sélectionnez Terminé.
c. Si la tâche est configurée pour se terminer lorsqu’elle est cochée par toutes les personnes auxquelles elle est assignée, touchez votre nom, touchez à nouveau votre nom, puis touchez Terminé.
5. Touchez la coche en haut à droite pour marquer l’action comme terminée.
Chaque fois que vous modifiez une tâche, un nouveau message apparaît dans le fil de discussion, indiquant une modification de l’état de cette tâche. 

Modifier une tâche

Pour modifier une tâche que vous avez créée, procédez comme suit :
1. Accédez à Message via la barre de menu inférieure.
2. Sélectionnez une conversation dans la liste des conversations.
3. Touchez l’icône à trois points en haut à droite.
4. Sélectionnez l’onglet Tâches.
5. Trouvez la tâche que vous souhaitez modifier et ouvrez-la.
6. Touchez l’icône en forme de crayon en haut à droite.
7. Modifiez n’importe quel paramètre dans l’écran Modifier la tâche.
8. Touchez la coche en haut à droite pour enregistrer vos modifications.
Veuillez noter que n’importe quelle personne peut modifier une tâche, même si elle ne l’a pas créée.

Supprimer une tâche

Pour supprimer une tâche que vous avez créée, procédez comme suit :
 
1. Accédez à Message via la barre de menu inférieure.
2. Sélectionnez une conversation dans la liste des conversations.
3. Touchez l’icône à trois points en haut à droite.
4. Sélectionnez l’onglet Tâches.
5. Trouvez la tâche que vous souhaitez supprimer et ouvrez-la.
6. Touchez l’icône à trois points en haut à droite, puis sélectionnez Supprimer.
 
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