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Gestion des fax dans l’application RingCentral pour ordinateur de bureau et
Web
Une fois que vous avez envoyé ou reçu un fax, vous pouvez le visualiser en accédant au menu Téléphone via la barre de navigation de gauche. Ici, vous trouverez la section Fax où vous pouvez afficher tous les fax (les fax envoyés, les fax reçus ou les fax ayant échoué).
Quelle que soit la page sur laquelle vous vous trouvez, vous pouvez effectuer un ensemble d’actions pour vos fax. Ces actions, telles que télécharger ou afficher un fax, peuvent différer selon l’état du fax (plus d’informations ci-dessous).
Affichage de vos fax
Lorsque vous affichez une liste de fax, chaque entrée affiche le nom et le numéro du destinataire du fax ainsi que l’état du fax. Si vous passez votre souris sur ce fax, une série d’icônes apparaîtra tout à droite. Vous pouvez interagir avec celles-ci pour effectuer des actions spécifiques sur ce fax. Comme indiqué ci-dessus, ces actions dépendront de l’état du fax.
L’état d’un fax vous indique si celui-ci a été envoyé ou non. Passons en revue les états que peuvent avoir les fax ci-dessous.
Comprendre l’état d’un fax
Lorsque vous envoyez ou recevez un fax, ce dernier aura l’un des états suivants :
- Soumis : ces fax ont été envoyés, mais pas encore reçus. Lorsqu’un fax est dans cet état, vous pouvez toujours l’annuler via l’icône x Annuler qui apparaît à l’extrême droite lorsque vous passez votre souris sur ce fax.
- Envoyé : ces fax ont été remis au destinataire.
- Reçu : ces fax vous ont été envoyés et vous les avez reçus.
- Échec : ces fax n’ont pas pu être envoyés à cause de problèmes techniques.
Maintenant que nous avons passé en revue les différents états d’un fax, voyons comment vous pouvez gérer les fax en fonction de leur état.
Gestion des fax soumis
Si un fax a le statut Soumis, cela peut signifier qu’un fax est envoyé, mais pas encore traité, ou qu’il a déjà été envoyé et est en cours de traitement de l’autre côté.
Lorsqu’un fax est soumis, mais pas encore traité, il attend toujours d’être préparé par le serveur.
Une fois qu’un fax est soumis et traité, il est envoyé au serveur et attend dans la file d’attente d’être envoyé à son destinataire. Les fax qui ont été soumis et traités afficheront le nombre de pages du fax sous leur état.
Vous pouvez trouver les fax soumis sur les pages Tous les fax ou Envoyés via le menu Téléphone. Lorsque vous passez votre souris sur un fax soumis, une série d’icônes apparaît tout à droite. Vous pouvez les sélectionner pour effectuer l’une des actions suivantes :
- Afficher : cliquez sur l’icône en forme d’œil pour afficher un aperçu du fax.
- Télécharger : cliquez sur la flèche vers le bas pour télécharger le fax.
- Transférer : cliquez sur la flèche vers la droite pour transférer le fax à un autre contact. Cela ouvre la fenêtre modale Nouveau fax, où vous pouvez apporter les modifications nécessaires au fax avant de le transférer
- Annuler : sélectionnez l’icône x pour annuler l’envoi de ce fax.
Remarque : si un fax a été soumis, mais pas traité, vous n’aurez que la possibilité d’annuler ce fax. Aucune autre option n’est disponible.
Gestion des fax envoyés
Si un fax a l’état Envoyé, cela signifie que vous avez envoyé un fax et qu’il a été reçu par le destinataire. Vos fax envoyés se trouvent sur la page Envoyés via le menu Téléphone. Lorsque vous passez votre souris sur un fax envoyé, une série d’icônes apparaît tout à droite. Vous pouvez les sélectionner pour effectuer l’une des actions suivantes :
- Afficher : cliquez sur l’icône en forme d’œil pour afficher un aperçu du fax.
- Télécharger : cliquez sur la flèche vers le bas pour télécharger le fax.
- Transférer : cliquez sur la flèche vers la droite pour transférer le fax à un autre contact. Cela ouvrira la fenêtre modale Nouveau fax, où vous pouvez apporter les modifications nécessaires au fax avant de le transférer
- Renvoyer : cliquez sur l’icône des flèches en boucle pour renvoyer le fax.
- Supprimer : sélectionnez l’icône de la corbeille pour supprimer le fax.
Gestion des fax reçus
Vos fax reçus se trouvent sur la page Reçu via le menu Téléphone. Lorsque vous passez votre souris sur un fax reçu, une série d’icônes apparaît tout à droite. Vous pouvez les sélectionner pour effectuer l’une des actions suivantes :
- Afficher : cliquez sur l’icône en forme d’œil pour afficher un aperçu du fax.
- Télécharger : cliquez sur la flèche vers le bas pour télécharger le fax.
- Transférer : cliquez sur la flèche vers la droite pour transférer le fax à un autre contact. Cela ouvrira la fenêtre modale Nouveau fax, où vous pouvez apporter les modifications nécessaires au fax avant de le transférer
- Marquer comme non lu : cliquez sur l’icône du drapeau pour marquer le fax comme non lu.
- Bloquer le numéro : sélectionnez cette option pour bloquer le numéro de téléphone associé au fax envoyé.
- Supprimer : sélectionnez cette option pour supprimer le fax.
Remarque : certaines options mentionnées ci-dessus peuvent apparaître sous le menu Plus, représenté par trois points. Sélectionnez cette icône pour développer une liste d’options supplémentaires.
Gestion des fax ayant échoué
Si un fax a l’état Échec, cela signifie qu’il n’a pas pu être envoyé. Vos fax envoyés ayant échoué se trouvent sur la page Échec via le menu Téléphone. Lorsque vous passez votre souris sur un fax ayant échoué, une série d’icônes apparaît tout à droite. Vous pouvez les sélectionner pour effectuer l’une des actions suivantes :
- Renvoyer : cliquez sur l’icône des flèches en boucle pour renvoyer le fax ayant échoué.
- Supprimer : cliquez sur l’icône de la corbeille pour supprimer le fax ayant échoué.
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