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Einrichten der Verarbeitung von Unternehmensanrufen mit einem einstufigen IVR
Letzte Aktualisierung: 3. Mai 2022
Als Kontoadministrator mit Berechtigungen für die automatische Telefonzentrale können Sie festlegen, wie die Anrufe, die Ihre Unternehmenstelefonnummer erreichen, mit einem einstufigen IVR verarbeitet werden. Dazu müssen Sie die IVR-Einstellungen Ihres Unternehmens im Administratorportal oder in der RingCentral-App konfigurieren.
Um einzurichten, wie Anrufe mit einem mehrstufigen IVR verarbeitet werden, besuchen Sie Einrichten eines mehrstufigen IVR.
Anrufverarbeitungsfunktionen für ein einstufiges IVR
Mit einem einstufigen IVR können Sie die Anrufe, die Ihre Unternehmenstelefonnummer erreichen, an folgende Ziele weiterleiten:
- An eine Unternehmensbegrüßung, die es Anrufern ermöglicht, eine Durchwahl zu wählen oder die Telefonzentrale des Unternehmens zu erreichen
- An eine Ansage, wobei die Verbindung nach dem Abspielen dieser Ansage getrennt wird
- An einen oder mehrere Benutzer in Ihrem Unternehmen unter Umgehung jeglicher Begrüßungen
- An eine Voicemail-Box
Sie können auch erweiterte Regeln festlegen für eine unterschiedliche Anrufverarbeitung nach
- Tageszeit (z. B. für die Mittagspause)
- Tagen im Jahr (z. B. für Feiertage)
- Anrufer-ID (z. B. für bestimmte Personen wie Lieferanten, Kunden oder Investoren)
Wo möchten Sie die Anrufverarbeitung für Ihr Unternehmen einrichten? Wenn Sie in einem großen Unternehmen tätig sind, können Sie nur über das Administratorportal auf die Einstellungen für die Anrufverarbeitung zugreifen.
Desktop und Web
Mobiltelefon
Administratorportal
- Öffnen Sie die RingCentral-App auf Ihrem Desktop oder im Webbrowser. Melden Sie sich als Administrator an.
- Klicken Sie im linken Menü auf Unternehmenseinstellungen > Telefon.
- Klicken Sie neben Anrufverarbeitung des Unternehmens auf Bearbeiten.
- Standardmäßig werden die Anrufverarbeitungsregeln rund um die Uhr an 7 Tagen in der Woche angewendet. Wenn Sie unterschiedliche Regeln für Anrufe innerhalb und außerhalb der Geschäftszeiten einrichten möchten, aktualisieren Sie die Geschäftszeiten Ihres Unternehmens.
- Wählen Sie unter Anruf weiterleiten aus, wohin eingehende Anrufe gesendet werden sollen:
- Unternehmensbegrüßung: Senden Sie Anrufe an eine vorab aufgezeichnete Unternehmensbegrüßung, die Anrufern die Möglichkeit bietet, sich mit einer bestimmten Durchwahl oder der Telefonzentrale des Unternehmens zu verbinden.
- An ein bestimmtes Teammitglied/eine bestimmte Durchwahl: Senden Sie Anrufe an einen bestimmten Benutzer in Ihrem Unternehmen.
- An mehrere Teammitglieder/Durchwahlen: Senden Sie Anrufe an mehrere Benutzer in Ihrem Unternehmen. Sie können Anrufe gleichzeitig, in einer festen Reihenfolge oder basierend darauf, welcher Benutzer am längsten inaktiv war, an die Benutzer senden.
- An Voicemail: Senden Sie Anrufe direkt an eine bestimmte Voicemail-Box.
- An Ansage: Senden Sie Anrufe an eine vorab aufgezeichnete Ansage, die die Verbindung nach Abschluss der Ansage trennt.
- Konfigurieren Sie die verbleibenden Einstellungen, die im Abschnitt Anrufweiterleitung angezeigt werden. Diese Einstellungen variieren je nachdem, welche Option Sie unter Anruf weiterleiten ausgewählt haben.
- Klicken Sie auf Speichern.
Hinweis: Wenn Sie einen Zeitplan für Geschäftszeiten einrichten, stellen Sie sicher, dass Sie auch Anrufverarbeitungsregeln für Außerhalb der Geschäftszeiten festlegen.
- Öffnen Sie die mobile App von RingCentral. Melden Sie sich als Administrator an.
- Tippen Sie auf Mehr > Administrator im unteren Menü.
- Tippen Sie auf Telefonsystem.
- Gehen Sie zu automatische Telefonzentrale > Begrüßung und Anrufe des Unternehmens.
- Standardmäßig werden die Anrufverarbeitungsregeln rund um die Uhr an 7 Tagen in der Woche angewendet. Wenn Sie unterschiedliche Regeln für die Geschäftszeiten und nach Geschäftsschluss einrichten möchten, aktualisieren Sie die Geschäftszeiten Ihres Unternehmens.
- Wählen Sie aus, wie eingehende Anrufe verarbeitet werden sollen:
- Begrüßung des Unternehmens abspielen: Spielt eine Standard- oder benutzerdefinierte Begrüßung für alle Anrufer ab. Nachdem die Begrüßung abgespielt wurde, können Anrufer die Durchwahl wählen, die sie erreichen möchten. Erfahren Sie, wie das funktioniert
- Begrüßung überspringen und zur Durchwahl weiterleiten: Leiten Sie Anrufer automatisch an eine Durchwahl weiter. Tippen Sie auf "Durchwahl", um Ihre Durchwahl auszuwählen.
- Tippen Sie oben rechts auf Speichern.
Hinweis: Wenn Sie einen Zeitplan für Geschäftszeiten einrichten, stellen Sie sicher, dass Sie auch die Anrufverarbeitungsregeln für Nach Geschäftsschluss festlegen.
- Gehen Sie zum Administratorportal und melden Sie sich als Administrator an.
- Klicken Sie im obersten Menü auf Telefonsystem.
- Wählen Sie automatische Telefonzentrale > Allgemeine Einstellungen im linken Bereich aus.
- Erweitern Sie IVR-Einstellungen.
- Standardmäßig werden die Anrufverarbeitungsregeln rund um die Uhr an 7 Tagen in der Woche angewendet. Wenn Sie unterschiedliche Regeln für Anrufe innerhalb und außerhalb Ihrer Geschäftszeiten einrichten möchten, aktualisieren Sie die Geschäftszeiten Ihres Unternehmens.
- Wählen Sie aus, wie die eingehenden Anrufe verarbeitet werden sollen:
- Unternehmensbegrüßung: Spielt eine Standard- oder benutzerdefinierte Begrüßung für alle Anrufer ab. Nachdem die Begrüßung abgespielt wurde, können Anrufer die Durchwahl wählen, die sie erreichen möchten, oder die 0 drücken, um die Telefonzentrale Ihres Unternehmens zu erreichen. Erfahren Sie, wie das funktioniert
- Benutzerdurchwahl: Sendet Anrufe an eine Benutzerdurchwahl.
- Anrufwarteschlangengruppe: Sendet Anrufe an eine Anrufwarteschlange. Die Einstellungen für die Anrufwarteschlangengruppe bestimmen, wie Anrufer mit einem Agenten verbunden werden.
- Gemeinsam genutzte Leitung: Sendet Anrufe an eine gemeinsam genutzte Leitung. Die Gruppeneinstellungen für gemeinsam genutzte Leitungen bestimmen, wer den eingehenden Anruf entgegennimmt.
- Voicemail: Sendet Anrufe an die Voicemail.
- Ansage: Sendet Anrufe an eine aufgezeichnete Sprachnachricht. Sobald die Nachricht abgespielt wurde, wird die Verbindung getrennt.
- Konfigurieren Sie die Einstellungen, die rechts neben den Optionen für eingehende Anrufe angezeigt werden. Diese Einstellungen variieren je nachdem, welche Option Sie in Schritt 6 ausgewählt haben.
- Wenn Sie Anrufer an eine Benutzerdurchwahl oder Benutzergruppe weiterleiten möchten, scrollen Sie zu Nulltaste wählen und wählen Sie aus, was geschehen soll, wenn ein Anrufer die "0" drückt:
- Mit Begrüßung des Unternehmens verbinden: (Standard) Verbindet den Anrufer mit der Begrüßung Ihres Unternehmens.
- Nichts tun: Der Anrufer setzt den Anruf unverändert fort.
- Mit Durchwahl verbinden: Leitet den Anrufer entweder an die Telefonzentrale Ihres Unternehmens oder an eine bestimmte Durchwahl weiter.
- Klicken Sie auf Speichern.
Hinweis: Wenn Sie einen Zeitplan für Geschäftszeiten einrichten, stellen Sie sicher, dass Sie auch Ihre Anrufverarbeitungsregeln für Nach Geschäftsschluss festlegen.
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