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Intégration de RingCentral Rooms à Microsoft Office 365

Dernière mise à jour le 24 novembre 2021

Table des matières

Lorsque vous intégrez RingCentral Rooms à Office 365, l’écran TV, le contrôleur et l’écran de programmation de la salle de réunion afficheront les réunions planifiées pour la salle de réunion. Les utilisateurs peuvent facilement planifier une réunion dans une salle de réunion en invitant cette dernière à la réunion. Ils peuvent aussi démarrer et rejoindre des réunions dans la salle de réunion en quelques clics.
 
Remarque : vous devez disposer d’un accès administrateur au compte Office 365 de votre entreprise.
 
Les administrateurs devront procéder comme suit pour intégrer Office 365 à RingCentral Rooms :

Créer un utilisateur dédié pour RingCentral Rooms afin d’accéder aux calendriers Office 365

En premier lieu, nous vous invitons à créer un utilisateur dédié, capable d’accéder à RingCentral Rooms dans votre calendrier d’entreprise Office 365. 
 
Pour en savoir plus sur l’ajout d’un utilisateur à votre compte Office 365, consultez la section Ajouter des utilisateurs individuellement ou en bloc à Office 365.
 
Notez également l’adresse e-mail et le mot de passe qui vous permettent de vous connecter au compte administrateur Office 365. Cette adresse e-mail et ce mot de passe vous permettront d’ajouter le calendrier à votre compte d’entreprise RingCentral.

Créer ou localiser une ressource de calendrier pour chaque salle de réunion

  1. Connectez-vous à https://outlook.office365.com/ecp/ en tant qu’administrateur.
  2. Accédez à Destinataires > Ressources.
  3. Cliquez sur le bouton plus (+) si vous avez besoin d’ajouter une salle de réunion. Vous pouvez également utiliser une salle de réunion existante.
Ajoutez une salle de réunion en cliquant sur le bouton plus
Prenez note des noms d’affichage des salles de réunion et de leur adresse e-mail correspondante. Vous aurez besoin de ces informations lorsque vous sélectionnerez la ressource de calendrier dans RingCentral Admin Portal sous l’intégration de calendrier.

Attribuer des autorisations complètes pour Rooms à l’utilisateur dédié

  1. Connectez-vous au Centre de contrôle Microsoft Exchange en tant qu’administrateur.
  2. Accédez à Destinataires > Ressources.
Cliquez sur Destinataires, puis sur Ressources
  1. Trouvez la salle de réunion et double-cliquez dessus.
  2. Cliquez sur Délégation de boîte aux lettres.
Cliquez sur Délégation de boîte aux lettres.
  1. À côté de Envoyer en tant que, cliquez sur le bouton Plus. Assurez-vous de sélectionner Envoyer en tant que et non Envoyer de la part de.
  2. Sélectionnez l’adresse e-mail dédiée, puis cliquez sur Ajouter.
  3. Cliquez sur OK.
  4. Faites défiler la page jusqu’à Accès complet, puis cliquez sur le bouton Plus.
  5. Sélectionnez l’utilisateur dédié, puis cliquez sur Ajouter.
  6. Cliquez sur OK.
  7. Sélectionnez Enregistrer.
  8. Répétez les étapes 3 à 10 pour chaque salle de réunion.

Permettre à l’utilisateur dédié de modifier les calendriers RingCentral Rooms

  1. Connectez-vous à https://login.microsoftonline.com avec l’adresse e-mail de l’utilisateur dédié. 
  2. Ouvrez le calendrier de l’utilisateur dédié. Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur le nom de l’utilisateur dédié.
  3. Sélectionnez Ouvrir une autre boîte aux lettres.
Sélectionnez Ouvrir une autre boîte aux lettres
  1. Entrez le nom de la ressource de calendrier que vous avez créée. Si vous recevez le message d’erreur « Vous n’êtes pas autorisé à accéder à cette boîte aux lettres », complétez les prérequis PowerShell. La boîte aux lettres de la ressource de calendrier s’ouvrira alors.
  2. Cliquez sur le calendrier dans le coin inférieur gauche du volet de navigation de la ressource de calendrier.
  3. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Calendrier sous Mes calendriers, puis sélectionnez Partage et autorisations.
Sélectionnez Partage et autorisations
  1. Saisissez l’adresse e-mail de l’utilisateur dédié.
  2. Sélectionnez Peut modifier depuis le menu, puis cliquez sur Partager.
  3. Ouvrez la boîte aux lettres de l’utilisateur dédié et acceptez l’invitation de la ressource de calendrier. L’onglet Calendrier s’ouvre alors.
Assurez-vous que la ressource de calendrier RingCentral Rooms est répertoriée sur le côté gauche de la page sous Autres calendriers.

Mettre à jour les paramètres de ressource de calendrier à l’aide de Windows PowerShell

Les étapes suivantes seront effectuées dans Windows PowerShell. Remarque : Vous devez disposer de droits d’administrateur pour effectuer les étapes suivantes :
  1. Lorsque vous avez terminé de déléguer votre salle de réunion RingCentral à son adresse e-mail dédiée, démarrez Windows PowerShell avec l’option Exécuter en tant qu’administrateur.
  2. Pour le nom d’utilisateur et le mot de passe, entrez la commande ci-dessous :
    $UserCredential = Get-Credential
  3. Entrez le nom d’utilisateur et le mot de passe de l’administrateur Office 365 dans la boîte de dialogue. Assurez-vous que ce compte dispose des autorisations nécessaires pour Gestion de l’organisation et Gestion des destinataires.
  4. Préparez la session en exécutant la commande suivante :
    $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection;
    Si vous êtes en Chine, exécutez plutôt cette commande :
    $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://partner.outlook.cn/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection
  5. Connectez la session en exécutant la commande suivante :
    Import-PSSession $Session
  6. Lorsque vous voyez le message « Import-PSSession : Impossible de charger les fichiers car l’exécution des scripts est désactivée sur ce système. Fournissez un certificat valide avec lequel signer les fichiers. », entrez la commande suivante :
    Set-ExecutionPolicy Unrestricted
  7. Vérifiez les paramètres de la ressource de calendrier à l’aide de cette commande. Remplacez nom_salle par le vrai nom de la salle de réunion.
    Get-CalendarProcessing -Identity "nom_salle" | Format-List identity,deletesubject,addorganizertosubject,RemovePrivateProperty
  8. Vérifiez les réponses pour les valeurs suivantes (dans la plupart des cas, ces valeurs sont définies sur True) :
    Identity : onmicrosoft.com/Utilisateurs/nom_salle
    DeleteSubject : True
    AddOrganizerToSubject : True
    RemovePrivateProperty : True
  9. Modifiez les paramètres de la salle de réunion à l’aide de la commande suivante. Remplacez nom_salle par le vrai nom de la salle de réunion.
    Set-CalendarProcessing "nom_salle" -AddOrganizerToSubject $false -OrganizerInfo $true -DeleteAttachments $true -DeleteComments $false -DeleteSubject $false -RemovePrivateProperty $false
    Après avoir exécuté ces commandes, les paramètres suivants seront définis :
    Identity : onmicrosoft.com/Utilisateurs/nom_salle
    DeleteComments : False
    DeleteSubject : False
    AddOrganizerToSubject : False
    RemovePrivateProperty : False 


    Remarque :
  • Si vous ne souhaitez pas afficher le sujet du calendrier, remplacez DeleteSubject $false par DeleteSubject $true.
  • Si l’erreur « L’opération n’a pas pu être effectuée, car l’objet 'Salle' est introuvable sur 'onmicrosoft.com/Utilisateurs/nom_salle'. » s’affiche, cela signifie que la portée du groupe de rôles qui vous accorde l’autorisation d’exécuter la cmdlet n’inclut pas l’utilisateur ou la salle de réunion. Assurez-vous que vous êtes connecté avec un compte administrateur, comme requis à l’étape 3.
  • Si l’erreur « Commande Set-CalendarProcessing introuvable » s’affiche, assurez-vous que le compte administrateur que vous avez utilisé pour vous connecter à PowerShell dispose des autorisations dans Gestion de l’organisation et Gestion des destinataires, comme requis à l’étape 3.
  1. Après la modification, vérifiez les paramètres de la salle de réunion à l’aide de cette commande. Remplacez nom_salle par le vrai nom de la salle de réunion.
    Get-CalendarProcessing -Identity "nom_salle" | Format-List identity,deletesubject,addorganizertosubject,RemovePrivateProperty
  2. Vérifiez que les réponses pour les valeurs suivantes ont été remplacées par False :
    Identity : onmicrosoft.com/Utilisateurs/nom_salle
    DeleteSubject : False
    AddOrganizerToSubject : False
    RemovePrivateProperty : False
  3. Répétez les étapes 7 à 11 pour chaque calendrier, en modifiant uniquement le nom de la salle de réunion dans chaque commande.
  4. Déconnectez la session, puis fermez PowerShell. Exécutez la commande suivante :
    Remove-PSSession $Session
  5. Fermez Windows PowerShell.

Ajouter des services de calendrier à RingCentral Rooms

  1. Connectez-vous à votre compte RingCentral en ligne en tant qu’administrateur. 
  2. Accédez à Réunions depuis la barre supérieure.
  3. Sélectionnez Salles de réunion > Calendriers
  4. Cliquez sur Ajouter des calendriers tout à droite. 
Cliquez sur Ajouter des calendriers
  1. Choisissez Microsoft Office 365 en tant que service de calendrier.
Sélectionnez Microsoft Office 365
  1. Saisissez les identifiants Office 365 de votre utilisateur dédié.
  2. Une fois le calendrier synchronisé, il est ajouté à votre liste de calendriers en ligne.
Le calendrier est ajouté à votre liste de calendriers en ligne
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