Pour les administrateurs

Table des matières

Guide de l’administrateur pour mettre à niveau votre expérience RingCentral

Il est temps d’améliorer votre expérience RingCentral. L’application RingCentral Classic, l’application autonome RingCentral Meetings et l’application RingCentral Phone seront bientôt supprimées. Nous nous chargeons de votre transition vers la nouvelle application RingCentral pour veiller à ce que vous ne perdiez pas l’accès à vos fonctionnalités RingCentral préférées. 
En outre, nous mettons à jour votre forfait RingCentral MVP en tant que migration distincte sans frais supplémentaires avec RingCentral Video depuis l’ancienne version RingCentral Meetings. Cela inclut la mise à niveau de tous les utilisateurs avec RingCentral Rooms vers la dernière version de RingCentral Video Rooms. 
Ce guide aidera votre entreprise à se préparer à cette transition importante et indiquera aux administrateurs de compte les étapes nécessaires à une mise à niveau rapide et fructueuse.
Pour planifier avec succès la transition vers l’application RingCentral, les administrateurs doivent effectuer les étapes requises répertoriées sous Mise à niveau vers l’application RingCentral au nom de leurs utilisateurs, ou s’assurer que les utilisateurs effectuent ces étapes eux-mêmes.
Et pour planifier avec succès la transition vers RingCentral Video, les administrateurs doivent effectuer les étapes requises sous Mise à niveau de RingCentral Meetings vers RingCentral Video ; veuillez consulter Mise à niveau de RingCentral Meetings Rooms vers RingCentral Video Rooms pour effectuer la mise à niveau vers RingCentral Video Rooms.
Remarque : vous devez disposer des droits d’administrateur sur votre ordinateur pour effectuer ces étapes. Si ce n’est pas le cas, veuillez contacter votre service IT local pour obtenir de l’aide. 

Mise à niveau vers l’application RingCentral

Avec la nouvelle application RingCentral, vous pouvez profiter d’une expérience simplifiée qui propose des messages, des visioconférences et des appels téléphoniques dans une seule application. Pour en savoir plus, consultez Présentation de l’application RingCentral

1. Ajouter RingCentral Scheduler pour Microsoft Outlook

Pour les utilisateurs de Microsoft Outlook, le complément RingCentral Scheduler offre la possibilité d’inclure des informations sur les réunions RingCentral Video rapidement et directement dans leur invitation à une réunion Outlook.
En tant qu’administrateur Outlook de l’entreprise, vous pouvez déployer RingCentral Scheduler et désinstaller RingCentral Video ou le complément Meetings for Outlook pour tous vos utilisateurs.
  • Pour déployer RingCentral Scheduler à partir du magasin de modules complémentaires, rendez-vous ici. 
  • Si vous possédez une version locale d’Outlook Exchange et que le magasin de modules complémentaires n’est pas disponible, rendez-vous ici.
Si vous ne disposez pas des privilèges d’administrateur Outlook, demandez à chaque utilisateur d’effectuer les opérations suivantes :
Mise à niveau de l’administrateur

2. Désinstaller l’application logicielle RingCentral Classic

L’application RingCentral Classic est remplacée par la dernière application RingCentral. Avec la nouvelle application RingCentral, vous disposerez des mêmes fonctionnalités que vous connaissez, notamment la gestion des appels téléphoniques, la messagerie avec vos collègues et utilisateurs invités, ainsi que la participation à des réunions vidéo. 
De plus, les utilisateurs peuvent désormais accéder à de nouvelles fonctionnalités exclusives à la nouvelle application RingCentral, notamment le basculement des réunions entre votre ordinateur et votre terminal mobile, l’intégration de vos contacts Google et Office 365, etc. 
Demandez à vos utilisateurs de désinstaller l’application RingCentral Classic sur leur ordinateur.

3. Désinstaller les applications logicielle et mobile RingCentral Meetings

L’application RingCentral remplace les applications logicielles et mobiles autonomes RingCentral Meetings. Demandez à vos utilisateurs de désinstaller l’application RingCentral Meetings sur leur ordinateur et leurs terminaux mobiles. 

4. Télécharger et installer l’application RingCentral pour ordinateur et mobile

Installation de l’application RingCentral pour ordinateur

Prise en main de l’application RingCentral

Une fois que vous avez installé l’application RingCentral sur votre ordinateur, connectez-vous à votre compte via l’application RingCentral :
1. Lancez l’application RingCentral sur votre ordinateur ou votre terminal mobile.
OU
Saisissez app.ringcentral.com dans votre navigateur Web Google Chrome ou Microsoft Edge.
2. Cliquez ou appuyez sur le bouton Se connecter.
3. Sélectionnez votre méthode de connexion préférée sur la page de connexion : Formulaire de connexion RingCentral, Googleou Authentification unique.
Pour tirer le meilleur parti de l’application RingCentral et de RingCentral Video, consultez ces ressources utiles :

Mise à niveau de RingCentral Meetings vers RingCentral Video

Si votre compte utilise actuellement RingCentral Meetings, nous mettrons à niveau votre compte vers RingCentral Video.
Une fois votre compte mis à niveau, votre équipe et vous aurez accès à ces nouvelles fonctionnalités :
Cette préparation est essentielle pour que les utilisateurs ne perdent pas les visioconférences déjà programmées dans cette transition et pour qu’ils puissent bénéficier de leurs nouvelles fonctionnalités de visioconférence.

Étapes clés à effectuer avant la mise à niveau prévue vers RingCentral Video

L’application RingCentral remplace l’application RingCentral Meetings autonome. L’application RingCentral est une application tout-en-un avec messagerie, visioconférences et appels téléphoniques.

Télécharger les enregistrements de réunions sur le cloud

Assurez-vous que vos utilisateurs enregistrent les réunions qu’ils aimeraient conserver en se connectant au compte RingCentral en ligne et en téléchargeant les enregistrements souhaités
Remarque : une fois la transition vers RingCentral Video terminée, vous ne pourrez plus accéder à vos enregistrements de réunions sur le cloud

Déplacement des réunions précédemment planifiées de vos utilisateurs vers RingCentral Video

Téléchargement et exécution de l’outil de migration de calendrier

L’outil de migration de calendrier permet à un administrateur de transformer les réunions RingCentral Meetings programmées en invitations RingCentral Video en masse pour tous les utilisateurs. 
Outil de migration de calendrier RC
Accédez à l’outil de migration de calendrier :
Plus d’informations sur l’outil de migration de calendrier :
Notes importantes :
  • Si le texte de l’URL de la réunion a été modifié, il se peut que l’outil de migration de calendrier ne mette pas à jour l’invitation à des réunions.
  • Pour les invitations à des réunions ayant le statut « Échec de la mise à jour » dans le journal d’audit, veuillez informer le propriétaire de la réunion de mettre à jour manuellement l’invitation vers RingCentral Video. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Replanifier une invitation RingCentral Meetings en une invitation RingCentral Video.
  • Une fois que l’ensemble de votre compte est mis à niveau vers RingCentral Video, l’administrateur doit exécuter à nouveau l’outil de migration de calendrier RingCentral pour récupérer les réunions restantes avec les informations d’appel RingCentral Meetings.

Basculer votre service vidéo dans l’application RingCentral

Pour finaliser votre migration de RingCentral Meetings vers RingCentral Video, assurez-vous d’utiliser RingCentral Video comme service vidéo dans l’application RingCentral. Pour plus d’informations, visitez Basculer le service vidéo sur l’application RingCentral pour ordinateur et Web.

Prise en main de RingCentral Video

Une fois que votre compte RingCentral MVP a été mis à niveau pour inclure RingCentral Video, connectez-vous à votre compte via l’application RingCentral :
1. Lancez l’application RingCentral sur votre ordinateur ou votre terminal mobile.
OU
Rendez-vous sur app.ringcentral.com.
2. Sélectionnez votre méthode de connexion préférée sur la page de connexion : Formulaire de connexion RingCentral, Google ou Authentification unique.
3. Accédez à Video via la barre de navigation de gauche pour commencer à utiliser RingCentral Video.
Pour tirer le meilleur parti de RingCentral Video, consultez ces ressources utiles :

Mise à niveau de RingCentral Meetings Rooms vers RingCentral Video Rooms

En plus de la migration des utilisateurs depuis RingCentral Meetings vers RingCentral Video, pour les utilisateurs qui utilisent actuellement RingCentral Meetings Rooms, nous nous chargerons de leur migration vers RingCentral Video Rooms. 

Ce à quoi vous pouvez vous attendre lors de la migration

Une fois votre compte mis à jour, vous disposerez d’une brève période au cours de laquelle vous pourrez gérer les deux types de Rooms (RingCentral Meetings Rooms et RingCentral Video Rooms). Vous recevrez également le même nombre de licences RingCentral Video Rooms que pour vos licences RingCentral Meetings Rooms. 
Pour savoir si vos terminaux sont compatibles avec RingCentral Video Rooms, consultez Configuration système requise pour RingCentral Rooms
Remarque : vous ne pouvez exécuter que RingCentral Meetings Rooms ou RingCentral Video Rooms à la fois sur votre Rooms Controller.

Gestion des paramètres RingCentral Meetings et RingCentral Video

En tant qu’administrateur IT pendant cette migration, vous pouvez gérer les paramètres dans le portail administrateur pour RingCentral Meetings Rooms et RingCentral Video Rooms.
Pour gérer et basculer entre ces paramètres :
1. Connectez-vous à votre compte RingCentral en ligne en tant qu’administrateur.
2. Sélectionnez Meetings dans la barre de navigation supérieure.
3. Choisissez RingCentral Video ou RingCentral Meetings dans le menu déroulant.
4. Sélectionnez Meetings paramètres dans le volet de gauche.
Gestion des paramètres RingCentral Meetings et RingCentral Video

Procédure à suivre pour la migration

1. Attribuez des autorisations RingCentral Rooms à un rôle d’administrateur.

Pour accorder à vos administrateurs l’accès à la configuration des paramètres de votre entreprise RingCentral Rooms, vous devez attribuer des autorisations d’administrateur RingCentral Rooms à un rôle d’administrateur. Vous pouvez ensuite attribuer ce rôle à tous les administrateurs que vous autorisez à pouvoir configurer les paramètres RingCentral Rooms.

2. Intégrez vos applications Microsoft Office 365 et Google Agenda à RingCentral Video Rooms.

L’intégration des applications Microsoft Office 365 et Google Agenda de votre entreprise à RingCentral Video Rooms vous permet de visualiser toutes les réunions programmées dans la salle. Elle permet également aux utilisateurs de planifier une réunion dans une salle en invitant la salle à la réunion, et ils peuvent également démarrer et rejoindre des réunions dans la salle en quelques clics. 

3. Créez une salle RingCentral Rooms et attribuez-lui à un calendrier dans le portail d’administrateur.

Assurez-vous que vos utilisateurs peuvent planifier une réunion RingCentral Video Rooms dans la salle de réunion en créant une salle RingCentral Rooms et en l’attribuant à un calendrier dans RingCentral Admin Portal. Rendez-vous sur Ajouter une salle pour RingCentral Rooms pour en savoir plus.

4. Désinstallez RingCentral Meetings Rooms de chaque contrôleur et terminal hôte.

Pour préparer la migration, désinstallez les salles RingCentral Meetings Rooms existantes de vos contrôleurs et terminaux hôtes.

5. Installer RingCentral Video Rooms sur chaque contrôleur et terminal hôte

En tant qu’administrateur, vous devez installer RingCentral Video Rooms sur vos contrôleurs et terminaux hôtes compatibles Rooms. Pour vérifier que vos contrôleurs et terminaux hôtes sont compatibles avec RingCentral Rooms, consultez Configuration système requise pour RingCentral Rooms.

6. Se connecter au contrôleur RingCentral Rooms et associer le terminal hôte

Une fois que vous avez installé RingCentral Rooms sur le contrôleur et le terminal hôte, vous devez vous connecter sur les deux terminaux et associer le terminal hôte au contrôleur. Ce processus est un moyen transparent de connecter le contrôleur au terminal hôte et d’éliminer les terminaux supplémentaires, tels qu’une souris et un clavier pour le terminal hôte. 

7. Terminer la configuration de votre contrôleur RingCentral Rooms 

Une fois que vous avez associé le contrôleur et le terminal hôte, vous pouvez vous connecter à RingCentral Rooms sur votre contrôleur et terminer la configuration en configurant vos paramètres Rooms. 
1. Connectez-vous à RingCentral Rooms sur votre contrôleur.
2. Touchez l’icône d’engrenage Paramètres dans l’angle supérieur droit.
3. Configurez vos paramètres de réunion selon vos besoins dans la page des paramètres Général.
4. Appuyez sur Audio dans le volet de gauche.
5. Assurez-vous que le microphone et le haut-parleur appropriés sont sélectionnés.
6. Testez votre microphone et votre haut-parleur et ajustez ces niveaux en conséquence.
7. Appuyez sur Vidéo dans le volet de gauche.
8. Choisissez la caméra de la salle de réunion à laquelle vous souhaitez vous connecter.

8. Renommer vos salles non migrées dans votre calendrier d’entreprise Office 365 ou Google

Il existe une période au cours de votre migration où vous pouvez avoir certaines salles de réunion dédiées uniquement à RingCentral Meetings Rooms et d’autres à RingCentral Video Rooms. Si tel est le cas, nous vous recommandons de modifier les noms de vos salles de réunion non migrées dans votre calendrier d’entreprise Office 365 ou Google pour indiquer les salles qui utilisent toujours RingCentral Meetings Rooms.
Par exemple : RCM - Salle de réunion de 1er niveau
La modification du nom de votre salle garantit que les utilisateurs peuvent rechercher et programmer RingCentral Meetings Rooms pendant la période de migration. 
Modification du nom de vos salles à partir du centre administrateur Microsoft Office Exchange
1. Connectez-vous au centre administrateur Microsoft Exchange.
2. Accédez à Destinataires > Ressources
3. Double-cliquez sur la salle ou sur la ressource que vous souhaitez renommer.
4. Modifiez le nom de la salle.
5. Cliquez sur Enregistrer.
Modification du nom de vos salles à partir de la console d’administrateur Google Agenda
1. Connectez-vous à la console d’administrateur avec un compte administrateur.
2. Accédez à Bâtiments et ressources.
3. Ouvrez Gestion des ressources.
4. Cliquez sur la salle ou sur la ressource que vous souhaitez renommer.
5. Entrez le nouveau nom de la ressource.
6. Cliquez sur Enregistrer.

9. Déplacer les réunions précédemment planifiées de vos utilisateurs vers RingCentral Video

Pour s’assurer que l’expérience de réunion d’un utilisateur se déroule comme prévu, les administrateurs doivent télécharger et installer l’outil de migration de calendrier pour mettre à jour en bloc les invitations planifiées RingCentral Meetings vers RingCentral Video pour tous les utilisateurs. 
Pour en savoir plus sur l’utilisation de l’outil de migration de calendrier, accédez à Télécharger et exécuter l’outil de migration de calendrier

Prise en main de RingCentral Video Rooms

Formation vidéo

RingCentral Video : rejoindre des visioconférences

Basculer les visioconférences entre les applications mobiles et pour ordinateur

Application RingCentral : utilisation de la fonction Appel vers vidéo

RingCentral Analytics pour les administrateurs IT et système

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