Nous avons regroupé quelques conseils faciles à suivre pour vous aider à planifier, à organiser et à mesurer la réussite de votre webinaire RingCentral.
Nous vous recommandons également de regarder les didacticiels vidéo sur les webinaires dans le Centre de ressources dans l’application de bureau RingCentral et sur le site Web. Vous pouvez également regarder nos vidéos explicatives.
▪ Répondrez-vous aux questions au fur et à mesure, entre chaque intervenant ou à la fin du webinaire?
▪ Autoriserez-vous votre auditoire à poser des questions de manière anonyme? Répondrez-vous aux questions hors ligne?
Déterminer les responsabilités de vos présentateurs
Aurez-vous un modérateur pour présenter, servir de médiateur ou fermer le webinaire?
Que partageront les présentateurs?
Qui contrôlera les éléments de présentation, tels que les écrans d’ordinateur partagés et les transitions des diapositives?
Qui gérera la présence et animera la période de Q et R?
Planifier la présentation de votre événement
Les participants se joindront-ils tous à distance? Vont-ils se connecter séparément de différents endroits?
▪ Si vous organisez un événement hybride, avec certains participants se joignant en ligne et d’autres se réunissant sur place, avez-vous besoin de réserver une salle de conférence? De quel équipement aurez-vous besoin?
Faire une répétition de votre événement lors d’une séance de préparation
L’utilisation d’une séance de préparation pour répéter votre webinaire avec les coanimateurs et les panélistes vous permet de parcourir l’ordre du jour de votre événement afin que vous puissiez évaluer le temps dont chaque présentateur a besoin pour faire sa présentation, vous familiariser avec les outils du webinaire, déterminer les repères de changement d’intervenant et faire des ajustements avant d’aller en ligne avec votre auditoire. Vous pouvez faire autant de répétitions que vous le souhaitez avant votre événement en démarrant la séance de préparation.
Vous pouvez utiliser la séance de préparation pour :
Passez en revue les commandes de webinaire.
Configurez votre arrière-plan virtuel, si vous le souhaitez. Nous recommandons que tous les intervenants utilisent le même arrière-plan : soit le logo de votre entreprise, soit quelque chose de non distrayant.
Déterminez les repères de changement d’intervenant pour savoir quand changer de disposition.
▪ Affichage en mode galerie : Permet aux participants de voir tous les panélistes. Ce paramètre est utile pour une séance de Q et R et pour passer à une table ronde.
▪ Spotlight : Met en évidence un conférencier en particulier.
▪ Affichage en mode pelliculeouintervenant actif : Permet aux participants de voir l’intervenant et la présentation.
Faites découvrir à votre équipe de présentation les fonctionnalités du webinaire, notamment le clavardage du présentateur et la fonctionnalité de Q et R.
Passez en revue les transitions des diapositives.
Si vous ou vos conférenciers présentez une vidéo, suivez les mêmes instructions que celles recommandées pour les réunions RingCentral Video.
Vérifiez l’équipement de chacun. Rappelez aux intervenants et aux panélistes d’utiliser des casques d’écoute antibruit de haute qualité pour éliminer l’écho.
Rappelez-leur également les limites de temps.
Passez en revue votre planification pour gérer la séance de Q et R, y compris qui lira les questions à haute voix, qui répondra à certains types de questions et à quels types de questions il est préférable de répondre hors ligne.
Le jour de votre webinaire, vous pouvez inviter vos panélistes et coanimateurs à une séance de préparation qui commencera 15 minutes, 30 minutes ou une heure avant l’heure de début prévue de votre webinaire. Au cours de cette dernière séance de préparation, vous pouvez :
Passer en revue l’ordre du jour et l’ordre de présentation, les repères verbaux ou par clavardage pour les changements d’intervenant qui ont été convenus et le déroulement de votre ou vos séances de Q et R.
Tester les connexions et les fonctionnalités techniques avec votre équipe de présentation.
Confirmer que tout le monde dispose d’une connexion Internet stable.
Effectuer une vérification du son pour vous assurer que votre équipe de présentation peut entendre et être entendue. Rappeler à vos panélistes de désactiver leur micro lorsque ce n’est pas leur tour de parler.
Vérifier les connexions vidéo.
Fermer les applications inutiles et les onglets de navigateur qui pourraient ralentir votre appareil.
Passer en revue les commandes du webinaire et vérifier si quelqu’un a des questions de dernière minute à propos de celles-ci.
Tenir l’événement
Lorsque tout le monde est prêt, démarrez votre webinaire en cliquant sur Aller en direct dans le menu du bas. Si l’animateur ne peut pas démarrer le webinaire, le coanimateur peut démarrer le webinaire à sa place.
Lancez votre présentation et présentez votre équipe et votre sujet.
Une fois que vous avez terminé le webinaire pour vos participants, votre coanimateur, les panélistes et vous pouvez rester connectés au webinaire pour discuter de l’événement. Demandez au groupe :
Qu’est-ce qui s’est bien passé pendant le webinaire?
Que feriez-vous différemment lors du prochain webinaire?
Lesquelles des questions des participants sont restées sans réponse et pourquoi?
Qui répondra aux questions complémentaires des participants?