Abbiamo raccolto alcuni suggerimenti facili da seguire per aiutarti a pianificare, realizzare e misurare il successo del tuo webinar con RingCentral Webinar.
Ti consigliamo anche di guardare i video tutorial sui webinar nel Centro risorse dell'app RingCentral per desktop e web. Puoi anche guardare i nostri Video dimostrativi.
▪ Risponderai alle domande durante l'intera sessione, tra ogni parlante o alla fine del webinar?
▪ Consentirai al pubblico di porre domande in modo anonimo? Risponderai alle domande offline?
Definizione delle responsabilità dei presentatori
Ci sarà un moderatore che introduce, media e/o chiude il webinar?
Cosa condivideranno i presentatori?
Chi controllerà le risorse della presentazione, come i desktop condivisi e le transizioni delle diapositive?
Chi gestirà le presenze e modererà la sessione di domande e risposte?
Pianificazione della presentazione dell'evento
Tutti i partecipanti accederanno da remoto? Accederanno separatamente in luoghi diversi?
▪ Se stai organizzando un evento ibrido, con alcuni partecipanti che accedono online e altri che partecipano in loco, devi prenotare una sala conferenze? Di quale attrezzatura avrai bisogno?
Prove per l'evento in una sessione di preparazione
Una sessione di preparazione per provare il webinar con i co-organizzatori e i partecipanti attivi ti permette di analizzare il programma dell'evento in modo da valutare il tempo di cui ogni presentatore ha bisogno per fare la sua presentazione, familiarizzare con gli strumenti del webinar, determinare le indicazioni per il passaggio di consegne e apportare modifiche prima di andare in diretta con il pubblico. Puoi fare tutte le prove che vuoi prima dell'evento avviando la sessione di preparazione.
Puoi utilizzare la sessione di preparazione per:
Esaminare i controlli del webinar.
Configurare lo sfondo virtuale, se lo desideri. Raccomandiamo che ogni parlante utilizzi lo stesso sfondo: il logo dell'azienda o qualcosa che non distragga.
▪ Visualizzazione galleria: consente ai partecipanti passivi di vedere tutti i partecipanti attivi. Questa impostazione è utile per sessioni di domande e risposte e per il passaggio a una tavola rotonda.
▪ Spotlight: evidenzia un parlante specifico.
▪ Pellicola o visualizzazione parlante attivo: consente ai partecipanti passivi di vedere il parlante e la presentazione.
Guida il tuo team di presentazione attraverso le funzionalità del webinar, tra cui la chat del presentatore e le domande e risposte.
Esegui le transizioni delle diapositive.
Se tu o i tuoi parlanti state presentando un video, segui le stesse istruzioni consigliate per leriunioni di RingCentral Video.
Verifica le apparecchiature di tutti. Ricorda di utilizzare auricolari con riduzione del rumore di alta qualità per eliminare l'eco.
Ricorda a parlanti e partecipanti attivi eventuali limiti di tempo.
Rivedi i tuoi piani per gestire domande e risposte, incluso chi leggerà le domande ad alta voce, chi risponderà a determinati tipi di domande e a quali tipi di domande potresti voler rispondere offline.
Esaminare l'agenda e l'ordine di presentazione, i segnali di passaggio verbali o di chat concordati e il flusso delle sessioni di domande e risposte.
Testare le connessioni e le funzionalità tecniche con il tuo team di presentazione.
Verificare che tutti dispongano di una connessione Internet stabile.
Realizzare un controllo dell'audio per assicurarti che il tuo team di presentazione possa ascoltare ed essere ascoltato. Ricordare ai partecipanti attivi di disattivare i microfoni quando non è il loro turno di parola.
Controllare le connessioni video.
Chiudere le app e le schede del browser non necessarie che potrebbero rallentare il tuo dispositivo.
Esaminare i controlli del webinar e controllare se qualcuno ha domande dell'ultimo minuto in merito.
Gestione dell'evento
Quando tutti sono pronti, avvia il webinar facendo clic su Vai in diretta nel menu in basso. Nei casi in cui l'host non può avviare il webinar, il co-organizzatore può avviare il webinar per conto dell'host.
Avvia la presentazione e presenta il tuo team e l'argomento.
Una volta terminato il webinar per i partecipanti passivi, tu, il co-organizzatore e i partecipanti attivi potete rimanere connessi al webinar per discutere dell'evento. Chiedi al gruppo:
Cosa è andato bene durante il webinar?
Cosa faresti diversamente nel prossimo webinar?
Quali delle domande dei partecipanti passivi sono rimaste senza risposta e perché?
Chi risponderà alle domande di follow-up dei partecipanti passivi?