Wir haben einige leicht verständliche Tipps zusammengestellt, die Ihnen bei der Planung und Durchführung Ihres RingCentral Webinars und der Messung des Erfolgs helfen.
Wir empfehlen außerdem, sich die Webinar-Video-Tutorials im Ressourcen-Center in der RingCentral-App für Desktop und Web anzusehen. Sie können sich auch unsere Anleitungsvideos ansehen.
Bevor es an die Terminfindung für Ihr Webinar geht, erstellen Sie eine Agenda, legen fest, wie Sie mit den Teilnehmern interagieren möchten, und bestimmen die Co-Hosts und/oder Podiumsgäste.
Festlegen der Webinar-Agenda
An welchem Datum und zu welcher Uhrzeit veranstalten Sie das Webinar? Wie lange wird es dauern?
▪ Können die Teilnehmer ihre Fragen zwischendurch – also zwischen den einzelnen Rednern – stellen oder am Ende des Webinars?
▪ Möchten Sie den Teilnehmern die Möglichkeit geben, anonym Fragen zu stellen? Werden Sie Fragen offline beantworten?
Festlegen der Zuständigkeiten Ihrer Referenten
Möchten Sie, dass ein Moderator das Webinar einleitet, moderiert und/oder beendet?
Was werden die Redner freigeben?
Wer kontrolliert die Präsentationsressourcen wie Desktopfreigaben oder Folienübergänge?
Wer verwaltet die Anwesenheit und unterstützt die Fragerunden?
Planen der Präsentation
Treten alle Teilnehmer remote bei? Melden sie sich an verschiedenen Orten separat an?
▪ Falls Sie eine hybride Veranstaltung hosten, bei der ein Teil der Teilnehmer online beitritt und ein anderer Teil gemeinsam an einem Standort teilnimmt, müssen Sie einen Konferenzraum buchen? Welche Ausrüstung benötigen Sie?
Proben für die Veranstaltung in einer Vorbereitungssitzung
Bei einer Vorbereitungssitzung können Sie den Ablauf des Webinars mit Co-Hosts und Podiumsgästen proben. Dadurch können Sie besser einschätzen, wie viel Zeit die einzelnen Redner benötigen, sich mit den Webinar-Tools vertraut machen, Signale für die Übergaben zwischen den Rednern festlegen und ggf. Anpassungen vornehmen, bevor Sie das Webinar für die Teilnehmer live schalten. Sie können vor Ihrer Veranstaltung so viele Proben durchführen, wie Sie möchten. Starten Sie dazu einfach die Vorbereitungssitzung.
Bei Vorbereitungssitzungen können Sie Folgendes tun:
Machen Sie sich mit den Webinar-Steuerelementen vertraut.
Legen Sie einen virtuellen Hintergrund fest, falls gewünscht. Wir empfehlen, dass alle Redner denselben Hintergrund verwenden; entweder das Unternehmenslogo oder einen schlichten Hintergrund, der nicht ablenkt.
Legen Sie Signale für die Übergaben zwischen den Rednern fest, damit Sie wissen, wann Sie das Layout wechseln müssen.
▪ Galerieansicht: Die Teilnehmer können alle Podiumsgäste sehen. Diese Einstellung bietet sich für Fragerunden und für den Übergang zu einer Podiumsdiskussion an.
▪ Spotlight: Hebt einen bestimmten Redner hervor.
▪ Filmstreifen oder Aktiver Sprecher: Bei dieser Ansicht sehen die Teilnehmer den Redner und die Präsentation.
Überprüfen Sie die Ausrüstung aller Beteiligten. Erinnern Sie sie daran, hochwertige Headsets mit Geräuschunterdrückung zu verwenden, um Echos zu verhindern.
Erinnern Sie die Redner und Podiumsgäste ggf. an zeitliche Beschränkungen.
Überprüfen Sie Ihre Pläne für die Durchführung der Fragerunde. Dazu gehört auch, zu entscheiden, wer Fragen laut vorliest, wer bestimmte Arten von Fragen beantwortet und welche Arten von Fragen Sie möglicherweise offline beantworten möchten.
Überprüfen Sie die Tagesordnung und die Reihenfolge der Redebeiträge, die vereinbarten Signale (mündlich oder schriftlich im Chat) für die Übergaben zwischen den Rednern und den Ablauf der Fragerunden.
Testen Sie zusammen mit dem Rednerteam die Verbindungen und die technischen Funktionen.
Vergewissern Sie sich, dass alle eine stabile Internetverbindung haben.
Führen Sie einen Soundcheck durch, um sicherzustellen, dass die Redner alles hören können und für andere hörbar sind. Erinnern Sie die Podiumsgäste daran, ihre Mikrofone stummzuschalten, wenn sie nicht an der Reihe sind.
Überprüfen Sie die Videoverbindungen.
Schließen Sie unnötige Apps und Browser-Tabs, die Ihr Gerät verlangsamen könnten.
Gehen Sie noch einmal die Webinar-Steuerelemente durch und prüfen Sie, ob jemand in letzter Minute Fragen dazu hat.
Durchführen der Veranstaltung
Wenn alle bereit sind, starten Sie Ihr Webinar, indem Sie im unteren Menü auf Go Live (Live schalten) klicken. Falls der Host das Webinar nicht starten kann, kann der Co-Host das Webinar für den Host starten.
Starten Sie die Präsentation, und stellen Sie das Rednerteam und das Thema des Webinars vor.
Nachdem Sie das Webinar für die Teilnehmer beendet haben, können Sie, Ihr Co-Host und die Podiumsgäste noch im Webinar verbunden bleiben, um über die Veranstaltung zu diskutieren. Fragen Sie die Gruppe:
Was hat beim Webinar gut funktioniert?
Was würden Sie beim nächsten Webinar anders machen?
Welche Fragen der Teilnehmer blieben unbeantwortet und warum?