Nous avons rassemblé quelques conseils faciles à suivre pour vous aider à planifier, organiser et mesurer le succès de votre webinaire RingCentral.
Nous vous recommandons également de visionner les didacticiels vidéo dans le centre de ressources de l’application logicielle et Web RingCentral. Vous pouvez également regarder nos vidéos pratiques.
Avant de programmer votre webinaire, créez votre programme de webinaire, déterminez comment vous souhaitez interagir avec votre public et identifiez vos co-hôtes et/ou conférenciers.
Établir l’ordre du jour du webinaire
À quelle date et à quelle heure organiserez-vous le webinaire ? Combien de temps durera-t-il ?
▪ Allez-vous répondre aux questions tout au long du webinaire, entre chaque orateur ou à la fin du webinaire ?
▪ Autorisez-vous votre public à poser des questions de manière anonyme ? Allez-vous répondre aux questions hors ligne ?
Déterminer les responsabilités de vos présentateurs
Aurez-vous un modérateur pour présenter, arbitrer et/ou mettre fin au webinaire ?
Que partageront les présentateurs ?
Qui contrôlera les actifs de la présentation, tels que les bureaux partagés et les transitions de diapositives ?
Qui gérera les participants et facilitera les questions/réponses ?
Planifier la présentation de votre événement
Tous les participants se joindront-ils à distance ? Vont-ils se connecter séparément à différents endroits ?
▪ Si vous organisez un événement hybride, avec certains participants qui rejoignent la réunion en ligne et d’autres qui se réunissent sur place, devez-vous réserver un espace de conférence ? De quel équipement aurez-vous besoin ?
Répéter pour votre événement dans une session de préparation
Une session de préparation pour répéter votre webinaire avec les co-hôtes et les conférenciers vous permet d’exécuter le programme de l’événement afin d’évaluer le temps dont chaque présentateur a besoin pour faire sa présentation, de vous familiariser avec les outils de webinaire, de déterminer les signaux de transfert et de faire des ajustements avant de lancer le direct avec votre public. Vous pouvez organiser autant de répétitions que vous le souhaitez avant votre événement en commençant par la session de préparation.
Vous pouvez utiliser la session de préparation pour effectuer les actions suivantes :
Passer en revue les commandes du webinaire.
Configurer votre arrière-plan virtuel, si vous le souhaitez. Nous recommandons que chaque intervenant utilise le même arrière-plan : soit le logo de votre entreprise, soit quelque chose de non distrayant.
▪ Affichage de la galerie : permet aux participants de voir tous les conférenciers. Ce paramètre est utile pour les sessions de questions/réponses et pour passer à une table ronde.
▪ Spotlight : met en évidence un intervenant spécifique.
▪ Vue Pellicule ou de l’utilisateur actif : permet aux participants de voir l’intervenant et la présentation.
Guidez votre équipe de présentation à travers les fonctionnalités du webinaire, y compris la messagerie du présentateur et les questions/réponses.
Exécutez les transitions des diapositives.
Si vous ou vos intervenants présentez une vidéo, suivez les mêmes instructions que celles recommandées pour les réunions RingCentral Video.
Vérifiez l’équipement de chacun. Rappelez-leur d’utiliser des casques d’écoute de haute qualité et à réduction de bruit pour éliminer l’écho.
Rappelez aux intervenants et aux conférenciers toute restriction de temps.
Passez en revue vos plans pour gérer les questions/réponses, y compris qui lira les questions à haute voix, qui répondra à certains types de questions et à quels types de questions vous voudrez peut-être répondre hors ligne.
Le jour de votre webinaire, vous pouvez inviter vos conférenciers et co-hôtes à une session de préparation qui commence 15 minutes, 30 minutes ou une heure avant l’heure de début prévue de votre webinaire. Au cours de cette dernière session de préparation, vous pouvez effectuer les actions suivantes :
Passer en revue l’ordre du jour et l’ordre de présentation, les indications verbales ou de messagerie que vous avez convenues, ainsi que le déroulement de votre ou de vos sessions de questions/réponses.
Tester les connexions et les fonctionnalités techniques avec votre équipe de présentation.
Vérifier que tout le monde dispose d’une connexion Internet stable.
Effectuer une vérification du son pour vous assurer que votre équipe de présentation peut entendre et être entendue. Rappeler à vos conférenciers de désactiver leur micro lorsque ce n’est pas leur tour de parler.
Vérifier les connexions vidéo.
Fermez les applications et les onglets de navigateur inutiles qui pourraient ralentir votre terminal.
Passer en revue les commandes du webinaire et vérifier si quelqu’un a des questions de dernière minute à leur sujet.
Exécuter l’événement
Lorsque tout le monde est prêt, lancez votre webinaire en cliquant sur Lancer dans le menu inférieur. Si l’hôte ne peut pas démarrer le webinaire, le co-hôte peut démarrer le webinaire au nom de l’hôte.
Démarrez votre présentation et présentez votre équipe de présentation et votre sujet.
Une fois que vous avez mis fin au webinaire pour vos participants, vous, votre co-hôte et les conférenciers pouvez rester connectés au webinaire pour discuter de l’événement. Demandez au groupe :
Qu’est-ce qui s’est bien passé pendant le webinaire ?
Que feriez-vous différemment lors du prochain webinaire ?
Lesquelles des questions des participants sont restées sans réponse, et pourquoi ?
Qui répondra aux questions de suivi des participants ?