Organizar um RingCentral Webinar bem-sucedido

Última atualização a 11 de maio de 2022

Índice

Reunimos algumas dicas fáceis de seguir para o ajudar a planear, ter e medir o sucesso do seu RingCentral Webinar. 

Também recomendamos a visualização dos tutoriais em vídeo do webinar no Centro de recursos da aplicação RingCentral para computador e Web. Também pode ver os nossos Vídeos de instruções.
 

Planear o seu evento

Antes de agendar o seu webinar, crie a agenda do webinar, determine como é que se pretende envolver com o público e identifique os seus coanfitriões e/ou palestrantes.
  • Definir a agenda do webinar
  • Determinar as responsabilidades dos seus apresentadores
    • Vai pedir a um moderador para apresentar, mediar, e/ou terminar o webinar?
    • O que é que os apresentadores vão partilhar?
    • Quem vai controlar os recursos da apresentação, como ambientes de trabalho partilhados e transições de diapositivos? 
    • Quem vai gerir a participação e promover as Perguntas e respostas?
  • Planear a apresentação do seu evento
    • Todos os participantes participarão remotamente? Entrarão separadamente em locais diferentes? 
      • ▪     Se estiver a organizar um evento híbrido, em que alguns participantes estarão online e outros estarão no local, tem de reservar um espaço para a conferência? De que equipamento vai precisar?

Agendar o seu evento

Ensaiar para o seu evento numa sessão de preparação

A utilização de uma sessão de preparação para ensaiar o seu webinar com coanfitriões e palestrantes permite-lhe analisar a agenda do evento para avaliar o tempo de que cada apresentador precisa para fazer a sua apresentação, para se familiarizar com as ferramentas do webinar, determinar sugestões de handoff e fazer ajustes antes de entrar em direto com o seu público. Pode ter os ensaios que pretender antes do seu evento ao iniciar a sessão de preparação.
 
Pode utilizar a sessão de preparação para:
  • Rever os controlos do webinar. 
    • Configurar o fundo virtual, se desejar. Recomendamos que cada orador utilize o mesmo fundo: o logótipo da sua empresa ou algo que não distraia.
    • Pratique a partilha de ecrã.
    • Defina sugestões de handoff para saber quando mudar de layout
      • ▪     Vista de galeria: permite que os participantes vejam todos os palestrantes. Esta definição é útil para sessões de Perguntas e respostas e para efetuar a transição para um painel de discussão.
      • ▪     Spotlight: destaca um orador específico.
      • ▪     Bobina de filme ou Vista do orador ativo: permite que os participantes vejam o orador e a apresentação.
  • Configure as definições de vídeo do seu webinar.
  • Verifique novamente as permissões dos palestrantes e os convites do calendário para garantir que têm a data e a hora corretas e que sabem quando entrar na sessão de preparação.
    • Oriente a sua equipa de apresentação pelas funcionalidades do webinar, incluindo chat com o apresentador e Perguntas e respostas.
    • Analise as transições de diapositivos. 
    • Se o utilizador ou os seus oradores apresentarem vídeos, siga as mesmas instruções recomendadas para reuniões do RingCentral Video.
    • Verifique o equipamento de todos. Lembre-os de usar auscultadores com microfone de alta qualidade com redução de ruído para eliminar o eco.
    • Lembre os oradores e palestrantes de quaisquer restrições de tempo. 
  • Analise os seus planos para gerir Perguntas e respostas, incluindo quem vai ler as perguntas em voz alta, quem vai responder a determinados tipos de perguntas e que tipos de perguntas pretende responder offline.
No dia do seu webinar, pode convidar os seus palestrantes e coanfitriões para uma sessão de preparação que começa 15 minutos, 30 minutos ou uma hora antes da hora de início agendada para o seu webinar. Durante esta sessão de preparação final, pode:
  • Atualizar os convites do palestrante ou do coanfitrião em cima da hora, se necessário.
  • Rever a agenda e a ordem da apresentação, as sugestões de handoff verbais ou de chat acordadas e o fluxo das suas sessões de Perguntas e respostas. 
  • Testar ligações e funcionalidades técnicas com a sua equipa de apresentação.
    • Confirmar se todos têm uma ligação estável à Internet.
    • Realizar uma verificação de som para garantir que a sua equipa de apresentação consegue ouvir e ser ouvida. Lembrar os seus palestrantes de desativar o som dos microfones quando não for a sua vez de falar.
    • Verificar as ligações de vídeo.
    • Fechar aplicações desnecessárias e separadores do browser que possam tornar o seu dispositivo lento.
  • Rever os controlos do webinar e verificar se alguém tem alguma dúvida de última hora sobre os mesmos.

Executar o evento

Quando todos estiverem prontos, inicie o seu webinar clicando em Entrar em direto no menu inferior. Nos casos em que o anfitrião não consegue iniciar o webinar, o coanfitrião pode fazê-lo em nome do anfitrião.

Terminar o seu evento

Quando concluir o evento, termine o webinar.

Depois do seu evento

Depois de terminar o webinar para os seus participantes, o utilizador, o seu coanfitrião e os palestrantes podem permanecer ligados no webinar para discutir o evento. Pergunte ao grupo:
  • O que correu bem durante o webinar?
  • O que faria de diferente no próximo webinar?
  • Quais das perguntas dos participantes ficaram sem resposta e por que motivo?
  • Quem vai responder às perguntas de seguimento dos participantes?
  • Vai partilhar a gravação do webinar com os participantes?

Utilizar relatórios e análises

Reveja a interação do webinar através do RingCentral Analytics Portal.
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