Reunimos algumas dicas fáceis de seguir para o ajudar a planear, ter e medir o sucesso do seu RingCentral Webinar.
Também recomendamos a visualização dos tutoriais em vídeo do webinar no Centro de recursos da aplicação RingCentral para computador e Web. Também pode ver os nossos Vídeos de instruções.
▪ Vai responder a perguntas ao longo do webinar, entre cada orador ou no final do webinar?
▪ Vai permitir que o seu público faça perguntas anonimamente? Vai responder a perguntas offline?
Determinar as responsabilidades dos seus apresentadores
Vai pedir a um moderador para apresentar, mediar, e/ou terminar o webinar?
O que é que os apresentadores vão partilhar?
Quem vai controlar os recursos da apresentação, como ambientes de trabalho partilhados e transições de diapositivos?
Quem vai gerir a participação e promover as Perguntas e respostas?
Planear a apresentação do seu evento
Todos os participantes participarão remotamente? Entrarão separadamente em locais diferentes?
▪ Se estiver a organizar um evento híbrido, em que alguns participantes estarão online e outros estarão no local, tem de reservar um espaço para a conferência? De que equipamento vai precisar?
Ensaiar para o seu evento numa sessão de preparação
A utilização de uma sessão de preparação para ensaiar o seu webinar com coanfitriões e palestrantes permite-lhe analisar a agenda do evento para avaliar o tempo de que cada apresentador precisa para fazer a sua apresentação, para se familiarizar com as ferramentas do webinar, determinar sugestões de handoff e fazer ajustes antes de entrar em direto com o seu público. Pode ter os ensaios que pretender antes do seu evento ao iniciar a sessão de preparação.
Pode utilizar a sessão de preparação para:
Rever os controlos do webinar.
Configurar o fundo virtual, se desejar. Recomendamos que cada orador utilize o mesmo fundo: o logótipo da sua empresa ou algo que não distraia.
Defina sugestões de handoff para saber quando mudar de layout.
▪ Vista de galeria: permite que os participantes vejam todos os palestrantes. Esta definição é útil para sessões de Perguntas e respostas e para efetuar a transição para um painel de discussão.
▪ Spotlight: destaca um orador específico.
▪ Bobina de filme ou Vista do orador ativo: permite que os participantes vejam o orador e a apresentação.
Oriente a sua equipa de apresentação pelas funcionalidades do webinar, incluindo chat com o apresentador e Perguntas e respostas.
Analise as transições de diapositivos.
Se o utilizador ou os seus oradores apresentarem vídeos, siga as mesmas instruções recomendadas para reuniões do RingCentral Video.
Verifique o equipamento de todos. Lembre-os de usar auscultadores com microfone de alta qualidade com redução de ruído para eliminar o eco.
Lembre os oradores e palestrantes de quaisquer restrições de tempo.
Analise os seus planos para gerir Perguntas e respostas, incluindo quem vai ler as perguntas em voz alta, quem vai responder a determinados tipos de perguntas e que tipos de perguntas pretende responder offline.
Rever a agenda e a ordem da apresentação, as sugestões de handoff verbais ou de chat acordadas e o fluxo das suas sessões de Perguntas e respostas.
Testar ligações e funcionalidades técnicas com a sua equipa de apresentação.
Confirmar se todos têm uma ligação estável à Internet.
Realizar uma verificação de som para garantir que a sua equipa de apresentação consegue ouvir e ser ouvida. Lembrar os seus palestrantes de desativar o som dos microfones quando não for a sua vez de falar.
Verificar as ligações de vídeo.
Fechar aplicações desnecessárias e separadores do browser que possam tornar o seu dispositivo lento.
Rever os controlos do webinar e verificar se alguém tem alguma dúvida de última hora sobre os mesmos.
Executar o evento
Quando todos estiverem prontos, inicie o seu webinar clicando em Entrar em direto no menu inferior. Nos casos em que o anfitrião não consegue iniciar o webinar, o coanfitrião pode fazê-lo em nome do anfitrião.
Inicie a sua apresentação e apresente a sua equipa e o tópico da apresentação.
Depois de terminar o webinar para os seus participantes, o utilizador, o seu coanfitrião e os palestrantes podem permanecer ligados no webinar para discutir o evento. Pergunte ao grupo:
O que correu bem durante o webinar?
O que faria de diferente no próximo webinar?
Quais das perguntas dos participantes ficaram sem resposta e por que motivo?
Quem vai responder às perguntas de seguimento dos participantes?